PENGANTAR SISTEM INFORMASI

STUDI RANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBUATAN KARTU RENCANA STUDI
Identifikasi masalah
• TEORI DASAR RANCANGAN SISTEM INFORMASI
Pengertian Sistem
Ada dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Menurut Raymond Mc Leod (1993) sistem adalah kumpulan dari elemenelemen
yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Menurutnya, karakteristik dasar elemen-elemen sistem secara umum
adalah input, transformasi, output, mekanisme kontrol dan tujuan.
• METODE PENELITIAN
Bagan alir prosedur pembuatan Kartu Rencana Studi dan bagian-bagian
yang terkait dengan sistem pembuatan Kartu Rencana Studi direpresentasikan.
Data yang diperoleh, dianalisis dan diolah dengan menggunakan bantuan Data
Flow Diagram yang terdiri dari Context Diagram, Data Flow Diagram Zero, Data
Flow Diagram Detail. Prosedur sistem yang lama juga dianalisis dan dipelajari
untuk dibuat prosedur sistem yang baru atau prosedur sistem yang diusulkan.
Sistem Pembuatan Kartu Rencana Studi (KRS) yang Sedang Berjalan
Pada prosedur sistem pembuatan Kartu Rencana Studi yang sedang
berjalan kegiatannya melibatkan bagian Biro Administrasi & Akademik
Kemahasiswaan (BAAK).
Prosedur pengisian KRS diawali dengan mahasiswa menyerahkan
fotokopi tanda bukti pembayaran uang kuliah (blanko) ke bagian Front Office
(FO), yang melayani informasi dalam bidang Akademik dan Keuangan.
Kemudian FO memeriksa blanko dan memberikan form KRS kepada
mahasiswa. Mahasiswa mengisi form KRS dan mengumpulkannya pada Ketua
Jurusan (Kajur), yang kemudian diperiksa dan disetujuinya, lalu diserahkan ke
BAAK. BAAK memeriksa dan menyetujuinya dan jika disetujui, KRS diserahkan
ke FO kembali untuk diberikan kepada mahasiswa. Dan mahasiswa
memperbanyak KRS dan memberikan fotocopy KRS kepada FO untuk
diberikan kepada Kajur dan BAAK.




PENYEBAB IDENTIFIKASI MASALAH
• Masalah Yang Dihadapi
Dengan menganalisis aliran prosedurnya, maka dapat dilihat bahwa
sistem pembuatan KRS yang dilakukan secara manual akan memakan waktu
yang lama melihat dari peningkatan jumlah mahasiswa setiap tahunnya. Dan
juga dapat mengakibatkan kendala-kendala seperti:
• Data tersebar atau keterasingan (isolasi) data sehingga akan sulit
menuliskan program-program aplikasi baru untuk mengambil data yang
sesuai.
• Format dan struktur data tidak baku/seragam, seperti penulisan tidak sama
misal TU 41010 dituliskan tu 41010 atau Tu 41010 atau tU 41010 sehingga
integrasi data lebih sulit, lebih menghabiskan waktu dan biaya untuk
konversi data dan data tidak compatible.
• Duplikasi data (data redundancy) sehingga sulit untuk meng-update data,
pemborosan memori dan keterkaitan antar data tidak jelas.
• Keterlambatan mahasiswa dalam mengisi form KRS.
• Kekurangtelitian dalam pengisian form Kartu Rencana Studi oleh
mahasiswa seperti penulisan kode mata kuliah.
• Ketidaktelitian Penasehat Akademik dalam membimbing dan memeriksa
isian form Kartu Rencana Studi.
• Kontrol mata kuliah menjadi sangat sulit dan menghambat pemrosesan nilai
Kartu Hasil Studi (KHS).
Usulan rancangan sistem pembuatan Kartu Rencana Studi Online merupakan
sistem yang menerima masukan secara langsung dari lokasi masukan data.
MENGIDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN
 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Jika pada kondisi sistem saat ini, proses pembuatan Kartu Rencana
Studi (KRS) dilakukan secara manual maka pada sistem yang diusulkan aliran
dokumen datanya langsung diinput ke dalam komputer sehingga KRS dapat
langsung tercetak. Hal ini dapat mengefektifkan unjuk kerja dari bagian KRS.
Flow of document dari sistem yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 3.
Dimana kegiatannya dijelaskan sebagai berikut:
1. Mahasiswa memberikan tanda bukti pembayaran uang kuliah (blanko),
tanda pengenal lain (Kartu Mahasiswa) dan Formulir Rencana Studi (FRS)
yang telah diisi kepada Penasehat Akademik (PA).
2. PA memeriksa blanko dan FRS mahasiswa, kemudian diserahkan kembali
ke mahasiswa.
3. Mahasiswa mengisi KRS pada Unit Pengolahan Teknis (UPT) Komputer
dengan membawa FRS yang telah diperiksa oleh PA.
4. KRS dicetak di bagian UPT Komputer dan diberikan ke BAAK untuk
disetujui.
5. BAAK menyimpan duplikat KRS dan menyerahkan duplikat KRS yang satu
kepada PA dan KRS asli pada mahasiswa.